Останнім часом до нас дуже часто звертаються з різними запитами щодо управлінського обліку: від аудиту, аутсорсингу, і аж до завдань допомогти скласти техзавдання для програмістів, сформувати рекомендації по автоматизації обліку, розробити алгоритм бізнес процесів.
Ми б хотіли поділитися нашим досвідом, щоб допомогти відповісти на численні запитання, звернути увагу на важливі моменти, заощадити робочий час ваших співробітників і допомогти уникнути деяких помилок.
Що таке управлінський облік?
Управлінський облік - це система обліку фінансових операцій - яка відповідає на конкретні запити власників, фінансових аналітиків, керівників групи компаній, а саме:
i. Отримання аналітики про продажі, витрати, планування, бюджетування, періоди оборотності капіталу, іншої аналітичної інформації;
ii. Трансформація звітності за іншими правилами і стандартами (облікова політика компанії-власника, МСФЗ, звітні вимоги інших юрисдикцій і т.д.)
iii. Консолідація даних декількох компаній
iv. Об'єднана звітність декількох компаній
Управлінський vs. бухгалтерський - дві сторони однієї медалі або різні полюси?
У компаніях управлінський облік починається з табличок в Ексель, до яких вручну вносяться дані, ведуться такі форми:
i. Бюджет або фінансовий план
ii. Рух грошових коштів (Cash flow)
iii. Прогнози і деталізація продажів
iv. Звіт про прибутки і збитки
Залежно від оборотів бізнесу, кількості юридичних осіб, які входять до групи, і кількості операцій, управлінський облік, побудований в Ексель, може займати значну кількість часу. При цьому, ручне внесення даних завжди означає ризики помилок, механічних описок і неточностей математичних обчислень. Також, при ручному внесенні даних існує найбільша загроза - людський фактор, оскільки дані виявляються в руках фінансового фахівця і віддаються на особисте судження такої людини.
З ростом оборотів бізнеси приходять до того, що впроваджують програмне забезпечення для ведення управлінського обліку, наприклад Аура, УТП, БітФінанс, УНФ та інші програмні продукти.
На цьому етапі дуже важливо розуміти, що управлінський облік - це бухгалтерський облік, який надає більш деталізовану інформацію. У випадку, коли компанії розробляють програмне забезпечення для управлінського обліку окремо від бухгалтерського, можна майже однозначно стверджувати, що:
i. Неефективно використовуються ресурси бухгалтерського та фінансового персоналу
ii. Подібні операції проводяться в різних системах повторно
iii. Існує високий ризик механічних помилок, задвоєння даних, пропусків інформації.
iv. Відсутня чітка система контролю точності, повноти та правильності даних
В результаті, Керівництво отримує неточну або помилкову інформацію для аналітики і може приймати некоректні рішення.
Перше питання, на яке необхідно відповісти:
Чи існує єдина облікова політика для введення даних для всіх юридичних осіб групи компаній? Оскільки вся інформація повинна враховуватися за єдиними правилами для того, щоб її можна було об'єднати в одне ціле і використовувати в подальшому.
Друге, необхідно виділити ту інформацію, яка вже використовується в бухгалтерському обліку і прибрати повторні дії, щоб мінімізувати можливість помилок, заощадити витрачений час співробітників і, відповідно, витрати компанії на цей час.
Наприклад, такі дані, як банківські виписки, документи на придбання товарів, послуг, капітальних інвестицій, реалізацію, зарплату, - вже є в бухгалтерському обліку.
Тут потрібно розуміти, для якого обліку - бухгалтерського або управлінського - потрібна більш детальна інформація. Будь-яку деталізацію даних можна налаштувати як додаткові поля в базі бухгалтерського обліку, щоб надалі експортувати дані в управлінський облік. Таким чином, важливо спочатку вводити документи з такими подробицями, які потрібні для цілей повної аналітики. Можна навести приклад:
на банківський рахунок надійшла сума від клієнта, яка в бухгалтерському обліку відразу визнається як дохід від реалізації послуг. Для управлінського обліку такий дохід повинен класифікуватися як реалізація двох видів послуг і агентська винагорода.
Тут можливі два варіанти:
1) Банківська виписка проводиться шляхом здійснення трьох окремих записів відразу до бухгалтерської бази з використанням додаткових полів для класифікації і згодом експортується в управлінський облік
2) Або банківські виписки проводяться спочатку в управлінському обліку з повною деталізацією і згодом експортуються в бухгалтерську базу.
Третє – коли ви проаналізували операції і прийняли рішення щодо того, який облік буде первинний і для яких операцій, необхідно налагодити експорт/синхронізацію даних між управлінською та бухгалтерської базами.
І останнє, але зате найважливіше - необхідно зрозуміти, в чому будуть відрізнятися між собою два обліки. Тобто, які саме коригувальні проведення будуть робитися в управлінському обліку, які можна буде чітко відстежити і пояснити.
Наприклад, це можуть бути резерви під залежаний товар, операції між своїми компаніями будуть «згортатися», курсові різниці в управлінському обліку можуть посилатися на договори, які в бухгалтерському обліку враховуються в гривні і так далі.
Такі правки повинні бути описані в обліковій політиці, щоб кожному співробітнику фінансового відділу було зрозуміло, яким чином робити такі записи. А фінансовому контролеру - була можливість перевірити чи все враховано.
І, наостанок, хочемо окремо підкреслити - всі бази даних містять інформацію, з якої можна сформувати будь-який звіт, який може запросити керівник.
Ми наполегливо радимо налаштовувати всі форми звітів в програмі і налаштовувати їх автоматичне заповнення. Позбавтеся від звітних форм в Ексель - це спростить Вам процес контролю даних, перевірки та аналітики, людський фактор буде усунено. Ну а якщо вже без Екселя ніяк, то радимо розробити фіксовану форму звіту і заблокувати формули від змін.
Кожна Ваша дія і ваших співробітників повинна приводити до швидкого і ефективного результату і досягнення цілей вашого бізнесу, тому побудова якісного обліку, правил і аналітики буде одним з найцінніших ваших вкладень як часу так і ресурсів.
Висновки
1. Управлінський облік має бути напряму пов’язаний з бухгалтерським та первинним.
Дуже важливо забезпечити прозорість даних та можливість процедур контролю з боку фінансових менеджерів та керівництва. Бо якщо щось дуже складно та в ньому ніхто окрім однієї людини не може розібратись - це завжди викликає питання. Складно - це можливість або для помилок або для маніпуляцій чи шахрайства.
2. Інвестуйте в автоматизацію та допрацювання облікових баз даних під ваші потреби
Необхідно досягти такої автоматизації, щоб з первинного вводу даних бухгалтером заповнювалась вся необхідна номенклатура, що забезпечить деталізацію інформації для звітів.
Також важливо налаштувати формування звітів у необхідному та зручному форматі автоматично в самій базі бухгалтерських (управлінських) даних. Бо якщо ви досягли повного внесення даних в управлінську систему. А потім завантажуєте всю інформацію для того, щоб формувати звіти в Ексель - це марно витрачений час програмістів, ваших співробітників, контролерів, а також і керівництва. Бо при кожному заповненні даних вручну - нехай то Excel таблиця, Word чи інший, звичний для керівництва формат - ризик механічних, арифметичних чи будь-яких інших помилок напряму пов’язаний із людським фактором та уникнути його ніяк не вдасться.
3. Залучайте кваліфікованих спеціалістів
Ми розуміємо, що іноді залучення досвідчених кваліфікованих спеціалістів - справа коштовна. А іноді це взагалі квест з пошуком, бо, як відомо, знайти такого спеціаліста в штат схоже на детективний роман.
Але це виправданий крок, адже кваліфікований спеціаліст або компанія витратять набагато менше часу, ніж спеціаліст, який не має відповідного досвіду та експертизи.
При розробці системи обізнаний професіонал може одразу врахувати специфічні вимоги бізнесу та запровадити їх ще на момент постановки первинного технічного завдання для програмістів.
І також не треба виключати можливість залучення, наприклад, аудиторської компанії на аутсорсинг як на певний час - для постановки, організації та налаштування управлінського обліку; так і для постійного ведення такого обліку для Вас.
Якщо чесно, аудитори люблять нестандартні задачі та отримують задоволення від вирішення складних питань та пошуку нових рішень та технологій.
Сподіваємось, ваш управлінський облік стане для вас та ваших фінансових спеціалістів приємним та позитивним часом на роботі. А для керівництва - отриманням своєчасних повних та перевищуючих очікувань показників розвитку вашого бізнесу!
UA 
EN
DE
FR